Wer die Verwaltung optimiert spart Zeit und Geld

Finanzsoftware

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Das Problem der Büroarbeit
Für viele Handwerksunternehmen liegt der Fokus der Tätigkeit ganz klar im operativen Bereich. Viel zu oft vernachlässigen Unternehmer, von denen viele Meister sind oder zumindest viele Jahre Erfahrung im Bereich Handwerk haben, die Bürotätigkeiten. Das Argument: Im Büro wird kein Geld verdient.

 

Zu den Bürotätigkeiten gehören neben der kaufmännischen Buchhaltungsvorbereitung auch das Erstellen von Angeboten, Bestellungen und Rechnungen, das Sortieren und Abheften von Belegen sowie die Begutachtung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Oftmals müssen diese sogenannten Randlasten am Wochenende oder nach Feierabend noch schnell nebenbei erledigt werden.
Häufig ist in Unternehmen ohne, oder nur mit unzureichend qualifizierter kaufmännischer Basis kein definierter Standardprozess in der Büro-Tätigkeit vorhanden. Jede Bestellung, jedes Angebot und jede Rechnung stellt die Büromitarbeiter wieder vor eine neue Herausforderung. Den Prozess immer wieder von vorne zu durchdenken kostet nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld. Word und Excel stellen meist die einzigen Hilfsmittel zur Abarbeitung von Aufträgen dar.
Um umfassend und zeitnah über den betriebswirtschaftlichen Status des Unternehmens informiert sein zu können, bedarf es der raschen Übermittlung von relevanten Daten an den Steuerberater, damit dieser eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen kann.

Standards schaffen per moderner Software
Aus diesem Grunde haben sich am Markt verschiedene Software-Produkte etabliert, die die tägliche Arbeit im Bürowesen vereinfachen und beschleunigen sollen. Die Anschaffung einer solchen Software stellt für viele Handwerksunternehmen einen echten Mehrwert dar. Die Arbeit kann schneller und effizienter erledigt werden und eröffnet somit mehr Kapazität für die wirklich wichtigen Dinge: Die Kunden. Außerdem erhöht eine Software die Professionalität des Betriebs im Hinblick auf Außenstehende.
Ein weiterer Punkt ist, dass Stammdaten wesentlich übersichtlicher und schneller zu finden sind als in einer Excel-Tabelle. Die Bearbeitung von Reklamationen und die Nachverfolgung bestimmter Auftragsabläufe lassen sich ebenfalls mit der passenden Software nachvollziehen. Kunden lassen sich außerdem nach Umsatz oder Produktgruppen sortieren, was für Vertriebszwecke hochinteressant sein kann.
Viele Programme biete heutzutage zudem die Möglichkeit, von unterwegs per Smartphone oder Tablet alle unternehmensrelevanten Daten abzurufen und somit ortsunabhängig immer den vollen Überblick zu behalten.

Fazit
Wer noch keine Software besitzt, um die Büroarbeit strukturiert und professionell zu bewältigen, kann sich z.B. auf dem Portal des Softwareherstellers Lexware über Softwarelösungen informieren. Es gibt eine Vielzahl an Programmen auf dem Markt, viele bieten eine kostenlose Testversion an, die z.B. 30 Tage lang den vollen Funktionsumfang bietet. So können alle Funktionen und Ruhe getestet werden. Wenn diese den Anforderungen des Unternehmens entsprechen, kann man diese ganz bequem online bestellen.

Dezember 7th, 2012 | Kommentieren

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